5 conseils et astuces pour le marketing de votre événement

Notamment en raison de la « distanciation sociale », qui a compliqué l’organisation d’événements en raison de la pandémie, la saison des événements revient en force. On a vraiment hâte de retrouver des collègues du secteur, d’en rencontrer de nouveaux, de discuter métier ou simplement de bavarder. C’est une bonne chose, mais cela rend l’organisation d’événements quelque peu inflationniste : il y en a donc beaucoup. Comment parvenir à mobiliser le plus grand nombre possible de participants ? Nous avons 5 conseils à te proposer pour un marketing événementiel réussi.

1 | La base : le site web

Si un arbre tombe quelque part dans la forêt et que personne n’en parle, est-il vraiment tombé ? Cette question issue des sciences de la communication s’applique aussi facilement à ton événement. Si ton événement a lieu quelque part et que personne n’en a entendu parler, a-t-il vraiment eu lieu ? Ou, pour le dire autrement : à quel point les organisateurs sont-ils tristes lorsqu’ils doivent vider le buffet tout seuls ?

La première étape pour organiser un événement qui attire du monde, c’est donc le site web ! On le sait par expérience : quand on entend parler d’un événement, mais qu’on ne trouve pas de site web associé, on trouve cela profondément mystérieux. Ai-je peut-être mal entendu ou me suis-je trompé ?

Pas d’inquiétude, il ne s’agit pas nécessairement d’un site web coûteux, mais simplement d’une page sur laquelle toutes les informations importantes et les éventuelles actualités sont visibles rapidement et facilement. Parmi ces éléments, on trouve :

• Où et quand l'événement a-t-il lieu ?
• Quand cela commence-t-il exactement (ouverture des portes, tables rondes, interventions spéciales) ? C’est précisément ces informations que les visiteurs recherchent le plus souvent juste avant le début de l’événement.
• Comment s’inscrire (il existe peut-être même une application dédiée à télécharger, ou au moins un lien permettant de s’inscrire personnellement ou renvoyant vers une page d’événement Facebook).

Les sites web de ce type peuvent généralement être créés en interne ou réalisés avec l’aide d’une agence. Il est préférable de placer cette création en tête de ta liste de tâches liées à ton événement, car l’adresse doit déjà figurer sur tous les supports publicitaires qui suivront.

2 | La solution la plus simple : utiliser ses propres supports de communication

Le moyen le plus simple et sans doute aussi le plus efficace d’informer vos clients actuels de votre événement consiste à utiliser les canaux de communication existants. Existe-t-il peut-être des newsletters régulières dans lesquelles vous pourriez annoncer l’événement suffisamment à l’avance ? Est-il possible de publier l’une ou l’autre publication annonçant l’événement dans le fil d’actualité de votre page sur les réseaux sociaux ? Un magazine client est-il publié, dans lequel on pourrait même consacrer une ou deux pages à l’événement ? L’important ici est de ne pas en faire trop. Certes, l’événement est important, mais le mentionner à maintes reprises pendant des mois dans chaque communication pourrait entraîner une certaine lassitude, surtout si certains clients sont déjà inscrits depuis longtemps. 

Pour revenir sur ce point très important qu’est l’« annonce précoce », on peut dire ici que plus c’est tôt, mieux c’est, car comme mentionné en introduction, la concurrence est rude dans le calendrier des événements. Si l’événement est déjà entouré en rouge dans le calendrier annuel du client ou de la cliente, la partie est déjà gagnée. Si quelqu’un d’autre s’est déjà assuré cette place, cela devient difficile (cf. le buffet à volonté).

3 | La partie délicate : toucher de nouveaux clients

Bien sûr, on est toujours ravi de voir des visages familiers lors de son événement. Mais les nouveaux visages permettent également de faire progresser son activité. On ne peut évidemment pas atteindre ces visiteurs potentiels via ses propres canaux CRM (c’est-à-dire via la gestion de la clientèle existante). L’acquisition de nouveaux clients étant un domaine très varié qui dépasserait le cadre de cette petite sous-rubrique, je me contenterai de dire ceci : qui pourraient être ces nouveaux clients potentiels et comment puis-je les atteindre ? Que ce soit en les ciblant spécifiquement via des publicités sur les réseaux sociaux ou grâce à des campagnes d’affichage extérieur stratégiquement placées (voir nos articles sur le sujet Publicité extérieure), si je ne sais pas qui sont censés être les futurs visiteurs, cela devient difficile, coûteux et il y a peu de chances de voir de longues files d’attente à l’entrée. 

4 | Le nec plus ultra : les invitations personnalisées

Revenons-en à la question de la réservation de places dans le calendrier des événements 2025. Si tu réfléchis à tout ce qu’un client ou une cliente fidèle peut t’apporter, tant sur le plan financier que personnel, alors ne lésine pas sur la création de Invitations. C’est justement ici que l’on peut vraiment laisser libre cours à sa créativité et choisir des supports de haute qualité ou adaptés au thème. Le simple fait d’ouvrir l’invitation doit devenir un événement en soi ; grâce à la personnalisation, le lecteur ou la lectrice se sent valorisé(e) et ne jette pas immédiatement cette œuvre d’art imprimée à la poubelle.

Si tu n’es peut-être pas la personne la plus indiquée pour concevoir ce genre d’invitations, il y a certainement des collègues dans ton entreprise qui se feraient un plaisir de s’en charger. Si ce n’est pas le cas, il existe également de nombreuses solutions pour cette occasion Agences près de chez vous, qui vous apportent un soutien actif. Et encore une fois : les invitations personnelles ne doivent pas être négligées pour des raisons de coût, elles sont tout simplement trop importantes pour cela !

5 | Le préchauffage : un aperçu des coulisses

« La sculpture de glace grandeur nature et les cracheurs de feu sont déjà arrivés ». Même si les actualités ne sont pas toujours aussi spectaculaires, elles méritent d’être relayées sur les réseaux sociaux. En parlant de réseaux sociaux, il est particulièrement utile, notamment pour les événements, de créer une page dédiée sur Facebook. Les visiteurs peuvent ainsi se tenir informés en temps réel, échanger entre eux, voir qui d’autre a confirmé sa présence (si ce n’était pas pour l’option « peut-être », peu utile mais souvent utilisée, parmi les options de réponse) et recevoir un rappel en temps utile concernant l’événement. Certes, une telle page Facebook ne doit pas remplacer entièrement le site web, mais elle peut en tout cas le compléter.

En donnant un aperçu des coulisses, on peut sans cesse raviver l’intérêt pour l’événement. Si, par exemple, un intervenant très intéressant a été invité ou qu’un traiteur exclusif a été réservé, ce sont là des informations qui ont une certaine importance pour les personnes déjà inscrites, mais aussi pour celles qui hésitent encore. Et bien sûr, les sculptures de glace et les cracheurs de feu ne font jamais de mal…